Comunicarse a través del correo electrónico es un arte. Una buena conexión puede ser la clave que marque la diferencia para que una relación profesional sea todo un éxito. Todo el mundo da por sentado que sabemos escribir emails, pero no es tan simple, hay una serie de pequeñas reglas de sentido común que te ayudarán a crear el email perfecto. Está bien conocerlas, por si quieres romperlas 

¿Qué hace que un email sea perfecto?

Existen gran cantidad de factores que influyen en que un email sea perfecto. Vamos describir por orden de escritura los pasos que deberemos considerar para que fluya la magia. Recuerda siempre que el mensaje de correo electrónico es una unidad, cuya utilidad es la de establecer una comunicación con otra persona. Que ese destinatario del mensaje trabaje, sea un contacto comercial, un cliente o cualquier otro cargo no debería ser tan relevante como que tratamos de comunicarnos con seres humanos.

El asunto es importante

Crea un asunto que describa el motivo por el que se te va a enviar el email. No seas pesado ni escribas demasiada información. Con menos de 50 caracteres los tienes listo. Usa las principales palabras clave que uses dentro del cuerpo del mensaje para identificar su contenido. Intenta llamar la atención del lector, teniendo en cuenta que tu mensaje aparecerá en la Bandeja de Entrada junto con otro montón de mensajes.

El Cuerpo

Es imprescindible comenzar con un saludo, y si es personalizado, mejor. Si se omite el asunto a nuestro interlocutor daremos la sensación de que no nos importa.

Estructura el contenido de una forma clara, y distribuye los temas en párrafos. Y si es necesario, crea títulos para que la información se lea correctamente. Evita los párrafos de más de tres o cuatro líneas, indicando en cada uno lo más importante.

El tono del mensaje debe ser acorde al destinatario. Usa un tono formal cuando sea necesario, o uno más desenfadado según la ocasión. Dirígete directamente a la persona, como si estuvieses hablando con ella en ese mismo instante. Debes tener presente que no estarás delante del destinatario, por lo que debes dejar claro el contenido, sin fisuras. Y sin crear contenidos de difícil digestión.

Si estás hablando de una oferta concreta, y dispones de una página específica sobre esa oferta en tu web, crea un enlace para que el destinatario pueda ampliar la información en esa URL concreta, sin pasar por la página principal de tu web. 

El formato de todo el contenido debe ser homogéneo, evitando distintos tipos de letras, colores y formatos.

Destaca las palabras relevantes usando negritas. Emplea la cursiva para términos o palabras técnicas (o aforismos). Se recomienda no usar el subrayado, porque puede confundir al lector con un hipervínculo que no existe.

Si existen listas de elementos a tener en cuenta, usa las herramientas adecuadas (listas numeradas, listas no numeradas) para exponer claramente cada elemento.

Lo bueno si breve, dos veces bueno.

Las imágenes

En ocasiones, los programas de correo electrónico bloquean la descarga automática de imágenes. Tenlo en cuenta si incluyes imágenes dentro del cuerpo del mensaje. No deberían superar el 25% del tamaño total del email. Evita las imágenes verticales.

Despídete

Recuerda despedirte de tu destinatario antes de finalizar. Úsalo como una despedida, pero también puedes usarlo como una llamada la acción. Tú eliges.

La Firma

No te olvides de incluir una firma completa incluyendo tu nombre y cargo, la empresa, redes sociales, linkedin y cualquier información de contacto que pueda resultar útil para el destinatario. Cuanto más fácil se lo pongas, mejor.

Los Adjuntos

Si incluyes información adicional, adjúntala. El formato PDF es el mejor medio puesto que se podrá abrir en cualquier dispositivo. Menciona dentro del cuerpo del mensaje que envías un archivo adjunto, para evitar que pueda pasar desapercibido.

Conclusión

Hay que leer el email antes de enviarlo. Y no te olvides de hacer una revisión ortográfica completa. No la cagues.

Crear emails con una buena calidad generará fidelidad, y un intercambio de información de calidad con tus contactos. Recuerda que siempre estamos dispuestos a contestar y comunicarnos con nuestros contacto como se merecen.